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Scrum skalieren mit dem Nexus Framework (Case Study)

Wie ein marktführendes Unternehmen ein internationales Projekt mit Scrum und dem Nexus Framework zur Skalierung agiler Teams zum Erfolg führte

Die Herausforderung

Die Neugestaltung des eigenen Internet-Auftritts stellte den weltweit führenden Systemanbieter vor eine immense Herausforderung: Die insgesamt über 80 Webseiten des Unternehmens mit weltweiten Standorten und vielen Marken sollten konsolidiert, einheitlich gestaltet und in einem neuen Content Management System zentral umgesetzt werden. Dabei standen die Endkunden und Fachpartner als Nutzergruppen der Webseiten und Online-Dienste gleichermaßen im Fokus – so das Briefing und die Beauftragung der internen Online-Marketing-Teams, des internen IT-Dienstleisters sowie der externen Digitalagenturen.

Nach etwa einem Jahr hatte das Projekt noch keine vorzeigbaren Ergebnisse geliefert und drohte, den Zeitplan und den Budgetrahmen zu sprengen. Verstärkt wurde der Druck zusätzlich durch die Tatsache, dass sich im Unternehmen zwei parallel agierende Teams gebildet hatten: Um die Differenzierung zwischen den verschiedenen Markenfamilien des Unternehmens klar herauszustellen, wurde strikt voneinander getrennt an Anforderungen und Spezifikationen gearbeitet. Selbst die externen Dienstleister organisierten sich daraufhin in getrennte Teams mit strikter kommunikativer Trennung. Die Ergebnisse dieser „Teams“ waren oft nicht nur redundant, sondern häufig auch widersprüchlich in Bezug auf die Markenpositionierung und die technische Umsetzung, was zu kostspieligen und frustrierenden Differenzen zwischen allen internen und externen Beteiligten sowie deren Stakeholdern führte.

Zu diesem Zeitpunkt entschied das Unternehmen, Johannes Geske von Amazing Outcomes damit zu beauftragen, eine Lösung zu entwickeln und das Projekt erfolgreich abzuschließen. Johannes Geske ist ein erfahrener Agile Coach und Professional Scrum Trainer (PST, Scrum.org). Schnell war nach einer gemeinsamen Situationsanalyse klar, dass eine Lösung nicht allein in der Anpassung des Projektplans und Budgets liegen würde.

Die Lösung

Um die Weiterführung des Projektes effektiv zu ermöglichen, war es essentiell, die bestehenden Konflikte auf allen Ebenen zu lösen - in und zwischen den Teams. Eine professionell begleitete Aufarbeitung schuf die Basis für wichtige Veränderungen und ermöglichte die gemeinsame Vision einer potenziellen Lösung: Von diesem neuen Standpunkt ausgehend, entschieden sich das Projektteam und das Management mit der Hilfe von Johannes Geske dazu, Scrum und das Nexus Framework zur Skalierung von Scrum zu nutzen, um das Projekt fortzuführen.

Den Startschuss setzte ein einzelnes Scrum Team, das rein aus internen Mitarbeitenden des Unternehmens bestand. Das Ergebnis sprach für sich: Nach zwölf Monaten ohne nutzbare Ergebnisse, erstellte dieses neue Scrum Team bereits im ersten zweiwöchigen Sprint einen Web-Baukasten, mit dem die Marketing-Teams in den Ländergesellschaften sofort eigenen Landing Pages erstellen konnten. Das ermöglichte dem Scrum Team nicht nur, sich mit den neuen Technologien vertraut zu machen und die Grundfunktionalitäten des Content Management Systems zu entwickeln, sondern sich als Team zu finden, ein Stück des verloren gegangenen Vertrauens der Stakeholder im Unternehmen und vor allem auch ihr eigenes Selbstvertrauen zurückzugewinnen. Nach nur sechs Wochen mit insgesamt drei Sprints wurde die erste Version des neuen Content Management Systems gelauncht - und die erste von vielen Webseiten wurde auf dieser Basis veröffentlicht.

Nach diesen Erfolgen entschied das Scrum Team, sich zu vergrößern. Innerhalb weniger Monate wurde auf vier Scrum Teams skaliert. Entscheidend für den Erfolg der Skalierung der Scrum Teams war der jeweilige Zeitpunkt: Erst als das erste Scrum Team mehrfach in jedem Sprint nutzbare Ergebnisse (Done Increments) liefern konnte und sich selbst damit seine Agilität und Reife bewiesen hatte, wurde ein zweites Scrum Team gebildet. Hierfür teilte sich das das erste Scrum Team in zwei Scrum Teams mit jeweils erfahrenen und neuen Projektmitgliedern auf, um die gesammelten Kenntnisse und Erfahrungen weitergeben zu können. Die Skalierung auf Scrum Team drei und vier folgte demselben Vorgehen. Bei der Koordinierung der bald vier Scrum Teams untereinander half das Nexus Framework. Die Besonderheit dieses leichtgewichtigen Skalierungs-Frameworks ist es, dass es auf das Scrum Framework aufbaut und dieses in seinen Grundsätzen und seiner Agilität nicht verändert.

Ein einziger Product Owner war im Rahmen des Nexus für die erfolgreiche Umsetzung des Produktes zuständig. Damit dieser fundierte und zielführende Entscheidungen treffen konnte, stimmte er sich eng mit den einzelnen Scrum Teams ab, in denen neben Software-Entwicklern auch User Experience Designer und Fachexperten tätig waren. Im Rahmen der Sprints fanden auch Workshops mit Stakeholdern (Konzernmarketing, Fachbereiche, Vertriebsexperten, IT, Kundenbetreuung und Rechtsabteilung) statt, um Ziele, Wünsche und Anforderungen zu besprechen. Auf dieser Grundlage traf der Product Owner seine Entscheidungen über die Entwicklung des Produktes, die für alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt im Product Backlog sichtbar waren.

Während der Nexus-Sprint-Planung entschieden die Scrum Teams, welches Team an welchen Product Backlog Items arbeiten wird. Abhängigkeiten wurden auf dem Nexus Sprint Backlog visualisiert und gemanagt, sofern sie nicht aufgelöst werden konnten. Bei der Visualisierung und der Bearbeitung der identifizierten Abhängigkeiten wurden die vier Scrum Teams von den Mitgliedern des Nexus Integration Teams (NIT) unterstützt, das auch während der Sprints bei der Zielerreichung half: Im täglichen Nexus Daily Scrum wurden Fortschritt, Abhängigkeiten und Blockaden miteinander diskutiert und die Scrum Teams befähigt, integrierte Done Increments zu erstellen. Darüber hinaus hielt jedes der vier Scrum Teams ein eigenes Daily Scrum ab.

Am Ende jedes Sprints besprachen alle Scrum Teams im Nexus Sprint Review das integrierte Increment, den Fortschritt zur Produktvision und die nächsten Schritte mit den eingeladenen Stakeholdern. Dieses Feedback war wichtiger Input für den Product Owner, um den Wert des Produktes weiter zu optimieren. Gemeinsame Herausforderungen wurden in der Nexus Sprint Retrospective identifiziert und Verbesserungsvorschläge festgehalten. Die konsequente Anwendung von Nexus befähigte die Scrum Teams dazu, in jedem Sprint neue Features zu launchen und allen nationalen Vertriebsgesellschaften bis zum Jahresende dabei zu helfen, ihre Webseiten erfolgreich aufzusetzen und zu veröffentlichen.

„Bevor wir Scrum und das Nexus Framework eingeführt haben, bestand das Projektteam genaugenommen aus fünf Gruppen - die zwei internen Online-Marketing-Teams, der interne IT-Dienstleister sowie die beiden externen Agenturen - die nicht immer konsequent ein gemeinsames Ziel verfolgten“, so Johannes Geske. „Erst mit Scrum und dem Nexus Framework wurde aus den Mitarbeitenden ein Team im eigentlichen Sinne, das zusammen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet.“

Das Ergebnis

Dank der Einführung von Scrum und dem Nexus Framework zum Skalieren von Scrum gelang es dem Projektteam, die Neugestaltung der Webseiten nicht nur erfolgreich, sondern sogar drei Monate vor Ablauf des 16-monatigen Zeitrahmens zu verwirklichen. Die anfänglichen Verzögerungen konnten aufgeholt und die alten Konflikte gelöst werden. Pünktlich zum größten Branchen-Event konnte das Unternehmen seine neuen, modernen und einheitlichen Webseiten und Online-Services für Kunden und Fachpartner präsentieren.

Das ursprünglich für dieses Projekt etablierte Scrum Team besteht bis heute und zeichnet für einen Großteil der Entwicklungen und Implementierungen von digitalen Services, Smart-Home-Produkten und Internet-of-Things-Lösungen im Konzern verantwortlich. Scrum, Nexus sowie andere agile Praktiken sind hier nun gelebter Bestandteil bei der Durchführung von komplexen Entwicklungen. „Wir haben gezeigt, dass Scrum und Nexus eine tolle Möglichkeit sind, komplexe Initiativen erfolgreich umzusetzen. Mit motivierten und engagierten Teams, die gut und transparent zusammenarbeiten, haben wir eine höchst komplexe Aufgabe gelöst, was viele bereits für unmöglich gehalten hatten,“ erklärt Johannes Geske. „Mit Scrum und Nexus konnten wir viele Herausforderungen meistern.“

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Und bis zu unserem persönlichen Austausch, finden Sie hier bereits fünf Tipps, die Sie beim Skalieren agiler Teams beachten sollten.

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